Negen op de tien Belgische werkgevers vertrouwen op externe hulp voor loonadministratie: Belgen zijn Europees kampioen

Minder dan een kwart van de Belgische werkgevers (24%) gebruikt zelfgebouwde software voor de payrollverwerking en -administratie. Enkel in Noorwegen is dit cijfer nog lager (21%). Het gaat daarbij lang niet altijd om gespecialiseerde software, want vooral kleinere bedrijven gebruiken bijvoorbeeld toepassingen zoals Excel als basis om zelf loonberekeningen te verwerken. Ongeveer een op vijf (21%) van de Belgische organisaties gebruikt een payrolloplossing door de leverancier gehost in de cloud (het zogenaamde SaaS-model), terwijl nog een kwart (28%) externe payrollsoftware heeft draaien op de eigen servers of in de private cloud. Ten slotte gebruikt 27% van de bedrijven zelf geen payrollsoftware; dit wordt volledig uitbesteed aan een externe partij.

Werkgevers in België en het Verenigd Koninkrijk scoren het hoogst als het gaat om het inschakelen van een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier, nl. 44%. Gemiddeld schakelt 27% van de Europese bedrijven, vooral middelgrote en iets grotere, hulp in van een gespecialiseerde payrolldienstenleverancier. 37% van de Europese werkgevers besteden hun payroll (al dan niet gedeeltelijk) uit aan accountants of financiële experts, met name in Oost-Europese landen zoals Servië (51%), Polen, Roemenië en Slovenië (alle drie 44%) maar ook in bijvoorbeeld Duitsland (47%). Dit geldt vooral voor kleinere bedrijven. In België is dit slechts 22%, meteen het laagste cijfers van Europa.  
 

Goed nieuws: steeds minder Belgische bedrijven ondervinden problemen met hun payrolladministratie. In 2021 worstelde nog bijna 1 op de 5 bedrijven hiermee, terwijl dit in 2024 daalde naar minder dan 1 op de 10 werkgevers. Deze trend zien we ook in de andere Europese landen. Momenteel zijn werkgevers vooral bezorgd over de snelheid en efficiëntie van payrollverwerking (43%), gegevensbeveiliging zoals het voorkomen van datalekken, ransomware-aanvallen en dergelijke (35%), en het onder controle houden van de kosten die met payroll te maken hebben (35%). Het gaat dan concreet om alle kosten die met de payrollafhandeling te maken hebben, zoals uitbestedingskosten, interne experts, software en dergelijke. Daarnaast vormt de naleving van voortdurend veranderende wetgeving een blijvende zorg voor bedrijven (34%). De nauwkeurigheid van de verwerking is in België minder een pijnpunt (voor 31% Belgische werkgevers t.o.v. 40% Europees gemiddelde). 

Ondanks de uitdagingen is 68% van de Belgische werkgevers positief over de algehele payrollverwerking. 76% is tevreden over de stiptheid waarmee de lonen worden uitbetaald, 70% over de correctheid en kwaliteit van de payrollverwerking en 57% over de snelheid waarmee het payrollproces verwerkt kan worden. Daar is nog ruimte voor verbetering en de toegenomen digitalisering maakt dit ook mogelijk. Met real-time payrollsystemen, bijvoorbeeld, kunnen bedrijven hun payroll nog sneller organiseren. De impact van last-minute aanpassingen wordt meteen zichtbaar. Ook integreren steeds meer bedrijven hun payrollprocessen met andere systemen, zoals HR en boekhouding, wat de efficiëntie van de bedrijfsvoering bevordert.

“Door voortdurende inspanningen op het gebied van innovatie en digitalisatie maken we het payrollproces nog efficiënter. De wetgeving wordt steeds complexer en verandert voortdurend, er komen nieuwe regels bij, soms met terugwerkende kracht, zowel op lokaal als Europees niveau. Daarom is het belangrijk om alert te blijven. We helpen onze lokale en internationale klanten hier op verschillende manieren bij: door hen te informeren, door het volledig van ze over te nemen, door online of fysieke trainingen op te zetten, maar ook door persoonlijk bereikbaar te zijn voor hen, mochten ze vragen hebben. Die menselijke factor verliezen we niet uit het oog”, zegt Jan Boden, Directeur shared business services SD Worx België. “We geloven in de balans tussen geautomatiseerde oplossingen en persoonlijke ondersteuning, zodat onze klanten, werkgevers en werknemers, kunnen genieten van een vlotte en nauwkeurige payrollverwerking.” 
 

SD Worx, de toonaangevende Europese HR-dienstverlener, begeleidt organisaties bij hun HR- en payroll. Om te weten wat er echt leeft bij werkgevers en werknemers voert SD Worx geregeld onderzoek uit. De analyse van het meest recente onderzoek, de ‘Navigator Series’, biedt organisaties een kompas om door de uitdagingen van HR en payroll te navigeren. Het onderzoek werd afgenomen in februari 2024 in achttien Europese landen: België, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Italië, Ierland, Kroatië, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Roemenië, Servië, Slovenië, Spanje, Verenigd Koninkrijk en Zweden. In totaal werden 5.118 bedrijven en 18.000 medewerkers ondervraagd. De resultaten zijn gewogen en garanderen een betrouwbare representatie van de arbeidsmarkt in elk land. In België gaat het om 300 werkgevers.